Неправилното управление на времето през работния ден може да доведе до преумора и синдром на хронична умора. Спазването на прости правила ще ви позволи да използвате по-ефективно работното си време.
Успехът и кариерата често зависят от управлението на времето, способността да планирате времето си. Не е тайна, че някои успяват да направят всичко на работното място и напускат услугата своевременно, а други постоянно остават в офиса до късно и вземат ревизията у дома. Мнозина са запознати с постоянното бързане, натрупването на задачи и задания, невъзможността поради огромното количество работа да се съсредоточи върху текущата задача. Прекомерната работа е следствие от дългосрочна работа под натиск на времето.
За да организирате правилно дейностите си, трябва:
- Направете опис на времето си за няколко работни дни и отбележете липсата на ясен график, късно изпълнение на задачите, смущения, причинени от посетители и телефонни обаждания.
- Анализирайте временните загуби. Където е отделено повече време, отколкото е необходимо за определена задача. Колко време е прекарано по телефона, дали всички телефонни разговори са били съсредоточени или разпръснати с разговори на други теми. Колко често през деня имаше комуникация с хора, които „ядат“време. Какво беше поведението в непредвидени ситуации: безцелна суета или реагиране бързо и точно?
- Задайте въпроса "Обичам ли работата си?" Никоя работа не може да се свърши бързо и добре, ако човек се отврати от нея.
Откъде да започнем?
- Определете целта, за да не се изгубите в малките неща и да разберете къде да отидете.
- Направете план: 60% - планирано време, 20% - неочаквано време, 20% - спонтанно време. Необходимо е да разделим предстоящия бизнес на дългосрочен, средносрочен и краткосрочен. Планирайте само обема на задачите, с които е наистина възможно да се справите.
- Воденето на дневник е най-важният инструмент за самоуправление, добър инструмент за планиране и контрол. Необходимо е да коригирате плановете и да ги промените, ако се окажат невъзможни.
- Спазвайте принципа на приоритет. Приоритизирайте. Маловажни задачи, отложете за малко. Тествайте обажданията, заданията, писмата и други малки въпроси, които трябва да се изпълнят максимално веднага.
- Научете се да казвате „не“на колега, който поиска да му свърши работата, в случай че: той очевидно може да го направи сам; крайните дати могат да изчакат; трябваше да изпълни задачата вчера.
- Следвайте правилата за началото на деня, основната част на деня и края на деня. Правила за започване на деня: станете след събуждане с позитивно настроение, без люлеене; проверете отново работния план за деня; всички сложни и важни неща, които да правите сутрин; първо решавайте ключови задачи. Правилата на основната част от деня: отхвърляйте допълнително възникващи спешни въпроси; избягвайте непланирани импулсивни действия; прави пауза своевременно, поддържайте измерено темпо; изпълнявайте малки подобни задачи последователно; да завърши рационално започнатото; контролирайте времето и плановете. Правила за приключване на работния ден: завършете задачите, планирани за деня; контрол на резултатите и самоконтрол; направете план за следващия ден.
